Der DMP-Dokumentationsbogen: wer ihn ausfüllt und wohin die Daten gehen

Über dich wird etwas aufgeschrieben, das du nie zu sehen bekommst

Beim DMP-Termin passiert das Meiste am Bildschirm. Es werden Werte gemessen, Fragen abgearbeitet, Felder abgehakt, und am Ende hast du ein Rezept und einen neuen Termin. Was genau eingetragen wurde, wohin es geht und wer es liest, erfährt kaum jemand.

Was ein Disease-Management-Programm überhaupt ist und was du zum Termin mitnehmen solltest, steht im Beitrag zum DMP-Quartalstermin. Hier geht es nur um den Bogen: wer ihn ausfüllt, was drinsteht, welchen Weg er nimmt und wie du an eine Kopie deiner eigenen Dokumentation kommst.

Wer füllt den DMP-Bogen aus

Die Praxis. Nicht du.

Der Dokumentationsbogen ist eine elektronische Maske in der Praxissoftware. Ausgefüllt wird sie während oder kurz nach dem Termin, oft von einer medizinischen Fachangestellten, ärztlich freigegeben und dann elektronisch weitergeleitet. Es gibt kein Formular, das du zu Hause ausfüllst. Das Einzige, was du selbst unterschreibst, ist die Teilnahmeerklärung, mit der du in das Programm einsteigst.

Das klingt nach einer Nebensächlichkeit, hat aber eine Folge: In den Feldern landet das, was du in diesen wenigen Minuten erzählt hast. Wenn du auf die Frage nach den letzten zwölf Wochen mit einem Schulterzucken antwortest, wird trotzdem etwas eingetragen. Nur eben eine Schätzung.

Was im Dokumentationsbogen steht

In fast allen Programmen tauchen dieselben Grundfelder auf: Größe und Gewicht, Blutdruck, Rauchstatus, Begleiterkrankungen, die Dauermedikation, Ereignisse seit der letzten Dokumentation wie Krankenhausaufenthalte oder Notfallbehandlungen, ob eine Schulung empfohlen und ob sie wahrgenommen wurde, und die vereinbarten Therapieziele.

Dazu kommen die Felder des jeweiligen Programms. Beim Asthma bronchiale wird zum Beispiel danach gefragt, wie häufig Beschwerden auftreten, wie oft das Bedarfsspray gebraucht wurde und ob es Verschlechterungen gab, die eine zusätzliche Behandlung nötig machten. Beim Diabetes mellitus Typ 2 geht es unter anderem um den Fußstatus, um die augenärztliche Untersuchung und um einen Laborwert zum Langzeitblutzucker. Bei der koronaren Herzkrankheit um Beschwerden unter Belastung und um Ereignisse seit dem letzten Mal.

Die genauen Felder und die Abstände legt der Gemeinsame Bundesausschuss je Programm fest, und sie werden von Zeit zu Zeit geändert. Wenn du wissen willst, was in deinem Programm konkret abgefragt wird, ist die Praxis die beste Quelle, denn sie hat die Maske vor sich.

Therapieziele vereinbaren: was das eigentlich heißt

Ein eigenes Feld sind die Therapieziele. Formal heißt das: Ihr vereinbart gemeinsam, worauf ihr bis zum nächsten Termin hinarbeitet, es wird eingetragen und beim nächsten Mal wieder aufgerufen.

In der Praxis läuft es oft anders, weil niemand fragt und niemand widerspricht. Dabei ist das die Stelle, an der du am meisten Einfluss hast. Sag, was dich im Alltag am meisten stört, und frag danach, was als Ziel eingetragen wurde. Zwei Sätze reichen, und beim nächsten Termin steht deine Formulierung auf dem Bildschirm statt einer, die zu dir nur ungefähr passt.

In welchem Abstand dokumentiert wird, ist im jeweiligen Programm geregelt und hängt auch davon ab, wie lange du eingeschrieben bist. Frag in deiner Praxis nach, welcher Abstand für dich gilt.

Für dich hat das eine sehr praktische Folge. Je länger der Abstand, desto größer der Zeitraum, den du aus dem Kopf beschreiben sollst. Über sechs Monate erinnert sich niemand mehr daran, in welcher Woche die schlechte Phase war.

Wohin die Daten gehen

Die Praxis schickt die Dokumentation nicht direkt an deine Krankenkasse. Sie geht zuerst an eine Datenstelle, also an eine Stelle, die die Vertragspartner des Programms mit der Annahme und Prüfung beauftragt haben. Von dort läuft sie weiter: an deine Kasse, die die Teilnahme und die Vergütung der Praxis nachvollziehen können muss, und an die gemeinsame Einrichtung der Vertragspartner, die das Programm auswertet.

Dieser Weg ist kein Zufallsprodukt, sondern Teil des Vertrags, dem du mit der Teilnahmeerklärung zugestimmt hast. Welche Stelle in deiner Region zuständig ist, steht in den Unterlagen, die du damals bekommen hast. Wenn du sie nicht mehr findest, kann dir deine Kasse eine Kopie der Teilnahmeerklärung schicken.

Der Feedbackbericht: warum die Praxis Post bekommt

Der Rückweg heißt Feedbackbericht. Die Praxis erhält in festen Abständen eine Auswertung dessen, was sie für ihre DMP-Teilnehmenden insgesamt eingetragen hat, gegenübergestellt einer Vergleichsgruppe anderer Praxen. Je nach Programm und Vertrag gehören dazu auch Hinweislisten, etwa zu fälligen oder ausgebliebenen Untersuchungen bei einzelnen Patientinnen und Patienten.

Dieser Bericht geht an die Praxis, nicht an dich. Er erklärt aber, warum dich beim nächsten Termin jemand nach einem Kontrolltermin fragt, den du für längst erledigt gehalten hast. Manche Krankenkassen schicken zusätzlich eigene Erinnerungsschreiben an die Teilnehmenden. Das unterscheidet sich von Kasse zu Kasse.

Wie du an eine Kopie deiner DMP-Dokumentation kommst

Frag einfach danach. Das ist der ganze Trick, und es ist kein Streitfall.

Sag beim Termin, dass du gern einen Ausdruck der heutigen Dokumentation hättest. Die Praxissoftware kann das auf Knopfdruck, es dauert keine Minute, und in aller Regel bekommst du ihn ohne Rückfrage. Die meisten Menschen fragen nie, nicht weil es verweigert würde, sondern weil sie nicht auf die Idee kommen, dass es geht.

Falls es doch einmal hakt, gibt es den formalen Weg: Nach dem Patientenrechtegesetz darfst du deine Patientenakte einsehen, und die DMP-Bögen gehören dazu. Zusätzlich hast du nach der DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber Praxis und Kasse. Für eine schriftliche Anfrage brauchst du drei Angaben:

• welchen Zeitraum du meinst, zum Beispiel alle Dokumentationen der letzten zwei Jahre
• was genau du willst, also Kopien der DMP-Dokumentationsbögen
• in welcher Form, als Ausdruck oder als Datei

Die erste Kopie deiner Patientenakte, und damit auch der DMP-Dokumentationsbögen, ist seit einer Änderung des § 630g BGB im Februar 2026 kostenlos. Für weitere Abschriften darf dir die Praxis die entstehenden Kosten in Rechnung stellen. Heb die Ausdrucke auf. Beim Wechsel der Praxis oder beim Antrag auf eine Reha bist du froh, wenn der Verlauf lückenlos vor dir liegt.

DMP-Dokumentation und elektronische Patientenakte sind zwei verschiedene Dinge

Diese beiden werden ständig verwechselt. Die ePA ist deine Akte bei der Krankenkasse. Praxen und Kliniken stellen Befunde, Arztbriefe und die Medikationsliste ein, du steuerst, wer hineinschauen darf, und du kannst selbst etwas hinzufügen. Seit der Umstellung auf das Widerspruchsverfahren hast du eine, solange du nicht aktiv widersprochen hast.

Die DMP-Dokumentation dagegen ist ein Meldeweg über die Datenstelle, der dem Nachweis und der Auswertung des Programms dient. Ob Unterlagen aus deiner Praxis auch in deiner ePA liegen, hängt allein davon ab, was die Praxis dort ablegt. Der Unterschied zwischen der ePA und einer eigenen Aufzeichnung steht ausführlich im Beitrag zu ePA und eigenem Gesundheitstagebuch.

Und daneben deine eigene Aufzeichnung

Damit gibt es drei getrennte Ebenen: den Dokumentationsbogen, der der Praxis gehört, die ePA, die bei deiner Kasse liegt, und das, was du selbst aufschreibst.

Die dritte Ebene ist die einzige, die dir allein gehört, und sie ist der Grund, warum du beim Termin nicht schätzen musst. Wenn du dafür eine App nutzt, zum Beispiel Sam, gilt eine klare Trennung: Aus Sam geht nichts an eine Krankenkasse, an eine Datenstelle oder an eine Praxis. Es gibt keine ePA-Anbindung und keine Freigabe an andere Personen. Was weitergeht, gibst du selbst weiter, etwa als PDF-Bericht, den du dir bei Bedarf vor einem Termin erstellst und mitnimmst, oder als Kopie aus deinen Medizinischen Dokumenten, die du vorher selbst angefordert hast.

Praktisch heißt das zweierlei. Erstens: Wenn du den Ausdruck bekommen hast, scanne ihn in deine Medizinischen Dokumente. Dann liegt jedes Quartal an derselben Stelle wie deine Laborbefunde und Arztbriefe, nach Praxis und Kategorie sortiert, und beim Praxiswechsel oder beim Reha-Antrag ziehst du den Verlauf in einem Zug heraus statt aus vier Ordnern.

Zweitens: Zwischen den Terminen läuft die Aufzeichnung ohnehin weiter. Für acht Erkrankungen gibt es in Sam ein Medizin-Programm, das mehrere Signale aus Apple Health und deiner Umgebung verfolgt und einmal im Monat einen validierten Fragebogen stellt, dessen Verlauf du über Quartale hinweg siehst. Dazu Symptom- und Krankheitstage, das Tagebuch deiner Erkrankung, Medikamentenerinnerungen mit Abhaken pro Dosis und ein PDF-Bericht, den du dir vor dem Arztgespräch erstellst. Auf die Frage nach den letzten zwölf Wochen antwortest du damit nicht aus der Erinnerung, sondern aus einem Verlauf.

Sam ist kein Teil eines DMP, wird nicht verordnet oder erstattet, ersetzt keine Dokumentation der Praxis und bewertet keine Befunde. Sam ist ein Wellness-Begleiter, kein Medizinprodukt.

Quellen

• Gemeinsamer Bundesausschuss: DMP-Anforderungen-Richtlinie (DMP-A-RL)
• Sozialgesetzbuch V, § 137f: Strukturierte Behandlungsprogramme bei chronischen Krankheiten
• GKV-Spitzenverband: Informationen zu strukturierten Behandlungsprogrammen
• Bundesamt für Soziale Sicherung: Zulassung von Disease-Management-Programmen
• Gemeinsamer Bundesausschuss: Anlagen zur DMP-A-RL mit den Dokumentationsparametern je Programm
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 630g: Einsichtnahme in die Patientenakte