ePA oder eigenes Gesundheitstagebuch?

Seit dem Start der "ePA für alle" hat fast jeder gesetzlich Versicherte in Deutschland eine elektronische Patientenakte, ohne sie beantragt zu haben. Das Verfahren ist ein Opt-out: Die Krankenkasse legt die Akte an, und wer sie nicht möchte, muss aktiv widersprechen. Damit stellt sich für viele zum ersten Mal die Frage, wo eigentlich welche Gesundheitsunterlagen hingehören. In die offizielle Akte? In den Aktenordner im Regal? Oder in eine App auf dem eigenen iPhone? In den Medizinischen Dokumenten von Sam liegt deine eigene Kopie von Briefen und Befunden, getrennt von der ePA.

Die kurze Antwort: Die ePA ist die offizielle Akte, die über die Telematikinfrastruktur läuft und von den Krankenkassen bereitgestellt wird. Ein privates Gesundheitstagebuch ist etwas anderes. Es ist das, was du für dich selbst führst und zum Termin mitbringst. Beides schließt sich nicht aus, es erfüllt nur unterschiedliche Zwecke.

Was die ePA ist

Die elektronische Patientenakte ist eine versichertenzentrierte Akte, die deine Krankenkasse für dich bereitstellt. Praxen, Kliniken und Apotheken greifen über die Telematikinfrastruktur darauf zu, also über das geschlossene Netz des deutschen Gesundheitswesens. Dort landen zum Beispiel Entlassbriefe, Befunde, Laborberichte, die elektronische Medikationsliste und Daten aus dem E-Rezept.

Wichtig ist die Rollenverteilung: Die Inhalte kommen überwiegend von Leistungserbringern, also von den Menschen, die dich behandeln. Es ist deine Akte, aber du bist nicht derjenige, der sie täglich pflegt.

ePA: was kann ich selbst hochladen?

Mehr, als viele denken. Du kannst eigene Dokumente über die ePA-App deiner Krankenkasse einstellen. Am Computer geht das auch mit der ePA-Anwendung für PC oder Laptop, dem sogenannten ePA-Client. Hinweise dazu gibt deine Kasse auf ihrer Webseite. Dafür brauchst du in der Regel Gesundheitskarte, PIN und ein Kartenlesegerät. Die Verbraucherzentrale nennt als Beispiele:

• ältere Arztbriefe in Papierform, die du einscannst
• selbst gemessene Werte, zum Beispiel aus Fitness-Trackern
• Berichte oder Tagebücher zu Beschwerden
• eigene Notizen

Die gematik nennt als Dateiformate für Uploads pdf, txt, xml, p7 und json. Eine Datei darf höchstens 25 MB groß sein.

Du entscheidest außerdem, wer was sieht. Wenn du deine Gesundheitskarte in einer Praxis einliest, erhält diese Praxis standardmäßig 90 Tage Zugriff. Über die ePA-App kannst du diesen Zugriff verkürzen, einzelne Einrichtungen ausschließen, einzelne Dokumente verbergen oder löschen. Wer die App nicht selbst bedienen möchte, kann eine Vertretungsperson einsetzen oder über die Ombudsstelle der eigenen Kasse regeln lassen, welche Praxis Zugriff hat.

Unterschied ePA und Gesundheits-App

Der Unterschied liegt weniger in der Technik als im Zweck.

Die ePA sammelt vor allem das, was das Gesundheitssystem über dich dokumentiert hat: Diagnosen, Befunde, Berichte, Verordnungen. Sie ist rückblickend und ereignisbasiert. Meist landet etwas dort, wenn eine Behandlung stattgefunden hat.

Eine Gesundheits-App wie Sam sammelt das, was zwischen den Terminen passiert. Wie oft der Kopfschmerz kam, wie du geschlafen hast, an welchen Tagen du dich krank gemeldet hast. In den Programmen für einzelne Erkrankungen kommen zum Beispiel die Dauer einer Migräneattacke oder, wo es ein Einnahmeprotokoll gibt, die Einnahme deiner Medikamente dazu. Das steht in keiner offiziellen Akte, solange du es nicht selbst hineinlegst.

Damit ist auch klar, was Sam nicht ist: Sam ist keine ePA, kein Ersatz und keine Alternative dazu, und Sam ist nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden. Wer seine offizielle Akte sucht, findet sie ausschließlich bei seiner Krankenkasse. Sam ist das Alltagsprotokoll, das du selbst führst und mit zum Termin nimmst.

Praktisch ergänzen sich beide gut. Die zehn Minuten Sprechstunde werden nicht besser, wenn du versuchst, dich an die letzten drei Monate zu erinnern. Sie werden besser, wenn du eine Übersicht dabei hast.

Arztbriefe aufbewahren: wie lange eigentlich?

Für Praxen gilt eine klare Regel: Die Patientenakte muss in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, in einzelnen Bereichen deutlich länger. Für dich privat gibt es dagegen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es gibt nur eine praktische Empfehlung, und die orientiert sich daran, wann du ein Dokument später noch einmal brauchst.

Dauerhaft aufheben, ohne Ablaufdatum:

• Impfausweis und Impfnachweise
• Operationsberichte und Histologiebefunde
• Allergie-, Implantat-, Röntgen- und Notfallausweise
• Unterlagen zu Krebserkrankungen und zu Strahlentherapie
• Mutterpass und Unterlagen zu Schwangerschaften
• Berichte zu chronischen Erkrankungen, inklusive DMP-Unterlagen

Lange aufheben, also mindestens zehn Jahre:

• Arztbriefe und Entlassbriefe aus Klinikaufenthalten
• Bildgebung und die zugehörigen Befundberichte
• Laborbefunde, die zu einer laufenden Diagnose gehören

Kürzer aufheben, meist drei bis vier Jahre:

• Rechnungen und Belege, solange Erstattung, Beihilfe oder Steuerbescheid noch offen sind
• Bescheinigungen zu abgeschlossenen, einmaligen Behandlungen

Die einfache Faustregel: Alles, was einen dauerhaften Zustand beschreibt, bleibt. Alles, was nur eine Abrechnung betrifft, kann weg, sobald die Sache erledigt ist. Und wenn du unsicher bist, ist der Scan billiger als die Rekonstruktion. Ein Befund von 2014 lässt sich nicht nachträglich erzeugen.

Laborbefunde digital sammeln

Papier hat einen Nachteil: Es liegt immer zu Hause, wenn man es braucht. Der übliche Kompromiss ist ein Foto in der Kamerarolle, und drei Monate später findet es niemand mehr wieder.

Sinnvoller ist ein Ordner, der nach Kategorie und Praxis sortiert ist, statt nach Datum. Die Medizinischen Dokumente in Sam sind genau dafür gedacht: Laborbefunde, Arztbriefe, Impfnachweise und Bildbefunde liegen dort geordnet nach Kategorie und behandelnder Stelle. Sam Chat kann diese Dokumente durchsuchen, wenn du wissen willst, wann die letzte Kontrolle war oder in welchem Brief eine bestimmte Untersuchung erwähnt wurde.

Sam legt deine Laborbefunde ab und findet sie wieder. Die Originaldatei kannst du zum Termin teilen. Was ein Wert für dich bedeutet, besprichst du mit deinem Behandlungsteam. Sam stellt keine Diagnose und ersetzt keine ärztliche Beratung.

Symptome und Arztbriefe in Sam festhalten und mitnehmen

Du hast Arztbriefe, Laborbefunde und deinen Alltag zwischen den Terminen an einem Ort und nimmst beides zum Termin mit.

• Statt Papierstapel: Briefe und Befunde scannst du mit der Kamera, wählst Fotos oder fügst Dateien hinzu, und Sam legt sie nach Art ab.
• Statt Gedächtnis: Symptome trägst du mit Stärke und Datum im Symptomtagebuch ein, Krankheitstage und Tage mit Alkohol mit je einem Tipp.
• Statt Zettel: Der Monatsbericht, den du erstellst, gibt deinen Symptomen eine eigene Seite, als PDF zum Ausdrucken oder Mitnehmen.

Sam ist nicht mit der ePA verbunden und ersetzt sie nicht.

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Sam ist ein Wellness-Begleiter und kein Medizinprodukt. Die App diagnostiziert, behandelt, heilt oder verhindert keine Erkrankung und keinen Gesundheitszustand. Konsultiere bei medizinischen Entscheidungen immer qualifiziertes Fachpersonal.

Quellen

Stand: Oktober 2026.

• gematik. ePA für alle: FAQ zu Dateiformaten, Dateigröße und ePA am PC. https://www.gematik.de/anwendungen/epa-fuer-alle/faq
• Bundesministerium für Gesundheit. Die elektronische Patientenakte (ePA für alle). https://www.bundesgesundheitsministerium.de/themen/digitalisierung/elektronische-patientenakte/epa-fuer-alle
• Verbraucherzentrale. Elektronische Patientenakte (ePA): Was sie kann und wie Sie sie nutzen (Stand 2. April 2026). https://www.verbraucherzentrale.de/wissen/gesundheit-pflege/krankenversicherung/elektronische-patientenakte-epa-was-sie-kann-und-wie-sie-sie-nutzen-57223
• Bürgerliches Gesetzbuch, Paragraf 630f BGB, Dokumentation der Behandlung. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630f.html