ePA oder eigenes Gesundheitstagebuch?

Seit dem Start der "ePA für alle" hat fast jeder gesetzlich Versicherte in Deutschland eine elektronische Patientenakte, ohne sie beantragt zu haben. Das Verfahren ist ein Opt-out: Die Krankenkasse legt die Akte an, und wer sie nicht möchte, muss aktiv widersprechen. Damit stellt sich für viele zum ersten Mal die Frage, wo eigentlich welche Gesundheitsunterlagen hingehören. In die offizielle Akte? In den Aktenordner im Regal? Oder in eine App auf dem eigenen iPhone?

Die kurze Antwort: Die ePA ist die offizielle Akte, die über die Telematikinfrastruktur läuft und von den Krankenkassen bereitgestellt wird. Ein privates Gesundheitstagebuch ist etwas anderes. Es ist das, was du für dich selbst führst und zum Termin mitbringst. Beides schließt sich nicht aus, es erfüllt nur unterschiedliche Zwecke.

Was die ePA ist

Die elektronische Patientenakte ist eine versichertenzentrierte Akte, die deine Krankenkasse für dich bereitstellt. Praxen, Kliniken und Apotheken greifen über die Telematikinfrastruktur darauf zu, also über das geschlossene Netz des deutschen Gesundheitswesens. Dort landen zum Beispiel Entlassbriefe, Befunde, Laborberichte, die elektronische Medikationsliste und Daten aus dem E-Rezept.

Wichtig ist die Rollenverteilung: Die Inhalte kommen überwiegend von Leistungserbringern, also von den Menschen, die dich behandeln. Du bist Eigentümer der Akte, aber du bist nicht derjenige, der sie täglich pflegt.

ePA: was kann ich selbst hochladen?

Mehr, als viele denken. Über die App deiner Krankenkasse kannst du eigene Dokumente in die ePA einstellen, zum Beispiel:

• ältere Arztbriefe und Befunde aus der Zeit vor der ePA
• Berichte von Behandlungen, die nicht über die Kasse abgerechnet wurden
• Unterlagen aus dem Ausland
• eingescannte Impfnachweise oder Allergiepässe
• eigene Notizen und Dokumentationen, sofern die App deiner Kasse das anbietet

Selbst hochgeladene Dokumente sind als solche erkennbar. Sie stehen also nicht auf einer Stufe mit einem Befund, den ein Labor eingestellt hat, sondern sind eindeutig als von dir eingestellt gekennzeichnet.

Du entscheidest außerdem, wer was sieht. Wenn du deine Gesundheitskarte in einer Praxis einliest, erhält diese Praxis standardmäßig für einen befristeten Zeitraum Zugriff. Du kannst diesen Zugriff verkürzen, einzelne Einrichtungen ausschließen, einzelne Dokumente verbergen oder löschen. Wer kein Smartphone nutzt, kann diese Einstellungen über die Ombudsstelle der eigenen Kasse regeln.

Unterschied ePA und Gesundheits-App

Der Unterschied liegt weniger in der Technik als im Zweck.

Die ePA sammelt das, was das Gesundheitssystem über dich dokumentiert hat: Diagnosen, Befunde, Berichte, Verordnungen. Sie ist rückblickend und ereignisbasiert. Etwas landet dort, wenn eine Behandlung stattgefunden hat.

Eine Gesundheits-App wie Sam sammelt das, was zwischen den Terminen passiert. Wie oft der Kopfschmerz kam, wie lange er anhielt, wie du geschlafen hast, an welchen Tagen du dich krank gemeldet hast, wann du deine Medikamente genommen hast. Das steht in keiner offiziellen Akte, weil es niemand außer dir dokumentiert.

Damit ist auch klar, was Sam nicht ist: Sam ist keine ePA, kein Ersatz und keine Alternative dazu, und Sam ist nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden. Wer seine offizielle Akte sucht, findet sie ausschließlich bei seiner Krankenkasse. Sam ist das Alltagsprotokoll, das du selbst führst und mit zum Termin nimmst.

Praktisch ergänzen sich beide gut. Die zehn Minuten Sprechstunde werden nicht besser, wenn du versuchst, dich an die letzten drei Monate zu erinnern. Sie werden besser, wenn du eine Übersicht dabei hast.

Arztbriefe aufbewahren: wie lange eigentlich?

Für Praxen gilt eine klare Regel: Die Patientenakte muss in der Regel zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, in einzelnen Bereichen deutlich länger. Für dich privat gibt es dagegen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es gibt nur eine praktische Empfehlung, und die orientiert sich daran, wann du ein Dokument später noch einmal brauchst.

Dauerhaft aufheben, ohne Ablaufdatum:

• Impfausweis und Impfnachweise
• Operationsberichte und Histologiebefunde
• Allergie-, Implantat-, Röntgen- und Notfallausweise
• Unterlagen zu Krebserkrankungen und zu Strahlentherapie
• Mutterpass und Unterlagen zu Schwangerschaften
• Berichte zu chronischen Erkrankungen, inklusive DMP-Unterlagen

Lange aufheben, also mindestens zehn Jahre:

• Arztbriefe und Entlassbriefe aus Klinikaufenthalten
• Bildgebung und die zugehörigen Befundberichte
• Laborbefunde, die zu einer laufenden Diagnose gehören

Kürzer aufheben, meist drei bis vier Jahre:

• Rechnungen und Belege, solange Erstattung, Beihilfe oder Steuerbescheid noch offen sind
• Bescheinigungen zu abgeschlossenen, einmaligen Behandlungen

Die einfache Faustregel: Alles, was einen dauerhaften Zustand beschreibt, bleibt. Alles, was nur eine Abrechnung betrifft, kann weg, sobald die Sache erledigt ist. Und wenn du unsicher bist, ist der Scan billiger als die Rekonstruktion. Ein Befund von 2014 lässt sich nicht nachträglich erzeugen.

Laborbefunde digital sammeln

Papier hat einen Nachteil: Es liegt immer zu Hause, wenn man es braucht. Der übliche Kompromiss ist ein Foto in der Kamerarolle, und drei Monate später findet es niemand mehr wieder.

Sinnvoller ist ein Ordner, der nach Kategorie und Praxis sortiert ist, statt nach Datum. Der Medizinische Dokumente in Sam ist genau dafür gedacht: Laborbefunde, Arztbriefe, Impfnachweise und Bildbefunde liegen dort geordnet nach Kategorie und behandelnder Stelle. Sam Chat kann diese Dokumente durchsuchen, wenn du wissen willst, wann die letzte Kontrolle war oder in welchem Brief eine bestimmte Untersuchung erwähnt wurde. Der Medizinische Dokumente ist eine Pro-Funktion.

Was Sam dabei ausdrücklich nicht tut: einzelne Laborwerte bewerten oder einordnen. Sam legt sie ab, findet sie wieder und stellt sie dir für den Termin zusammen. Die Beurteilung bleibt bei deinem Behandlungsteam.

So hilft dir Sam

Sam dokumentiert deinen Alltag zwischen den Terminen: Symptome, Krankheitstage, Anfälle oder Attacken, Medikamentenerinnerungen mit Abhaken pro Dosis, dazu sechs Apple-Health-Signale je Programm. Einmal im Monat entsteht daraus ein PDF-Bericht, den du ausdrucken oder mitnehmen kannst. Deine Dokumente liegen in deinen Medizinischen Dokumenten, deine offizielle Akte bleibt dort, wo sie hingehört: bei deiner Krankenkasse.

Sam kostenlos ausprobieren

Sam ist ein Wellness-Begleiter, kein Medizinprodukt. Sam diagnostiziert, behandelt oder verhindert keine Erkrankungen, bewertet keine Laborwerte und ersetzt keine ärztliche Beratung. Sam ist keine elektronische Patientenakte und nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden. Diagnose, Zielwerte und Therapie legt immer dein Behandlungsteam fest.

Quellen

• gematik. Elektronische Patientenakte (ePA) für alle. https://www.gematik.de
• Bundesministerium für Gesundheit. Die elektronische Patientenakte. https://www.bundesgesundheitsministerium.de
• Bürgerliches Gesetzbuch, Paragraf 630f BGB, Dokumentation der Behandlung
• Unabhängige Patientenberatung Deutschland. Aufbewahrung von Patientenunterlagen. https://www.patientenberatung.de